👻 사라진 회사가 보내온 유령 고지서
"띠링-" 2026년 2월의 어느 쌀쌀한 오후, 김 부장의 휴대폰이 울렸다. 발신자는 건강보험공단이었다. '건강보험공단? 올 게 없는데?' 의아한 마음으로 전화를 받았다. 수화기 너머 상담원의 목소리는 건조했지만 내용은 폭탄 같았다.
"안녕하세요, 주식회사 OO솔루션 맞으시죠? 현재 해당 사업장에 가입된 직원 최OO 님의 건강보험료가 2024년부터 현재까지 장기 체납되어 독촉 고지가 발송될 예정입니다."
김 부장의 머릿속이 하얘졌다.
"네? 무슨 소리세요? 그 회사는 작년 여름에 세무서에서 직권폐업 처리됐는데요? 사업자 번호도 없어진 회사라고요!"
"네, 국세청 폐업 사실은 확인됩니다. 하지만 4대보험 공단 쪽으로는 직원들의 '상실신고'가 접수되지 않아 전산상으로는 여전히 재직 중인 것으로 되어 있습니다. 보험료는 계속 부과되고 있었고요."
김 부장은 마른세수를 했다. '주식회사 OO솔루션'은 그가 지인의 부탁으로 명의상 대표를 맡아주었던 법인이었다. 실적이 없어 흐지부지되다가 2025년 여름, 부가세 신고를 하지 않아 세무서 직권으로 폐업된 그야말로 '죽은 회사'였다. 문제는 그 회사에 '영업 이사' 타이틀을 달아주느라 4대보험에 올려두었던 후배 최 씨였다. 최 씨는 사실상 2023년 말 이후로 활동을 안 했다. 회사가 망했으니 당연히 퇴사 처리된 줄 알았는데, 전산상으로는 2년 넘게 유령 직원으로 남아 매달 보험료를 빚지고 있었던 것이다.
"그럼 어떻게 해야 합니까? 회사는 공인인증서도 만료됐고 로그인도 안 되는데요."
"서류를 갖춰서 팩스로 소급 신고하셔야 합니다. 단, 2년 전 퇴사라는 증빙이 명확해야 받아들여집니다."
전화를 끊은 김 부장은 막막했다. 이미 문 닫은 회사의 도장은 어디에 처박혀 있는지도 모르겠고, 2023년에 그만뒀다는 걸 어떻게 증명한단 말인가. 게다가 지금 신고하면 2년 치 과태료 폭탄을 맞는 건 아닐까? 죽은 회사가 산 사람을 잡는다는 말이 딱 이 상황이었다. 김 부장은 먼지 쌓인 서류 상자를 뒤지기 시작했다. 이 유령 고지서와의 전쟁을 끝내기 위해서.
📝 폐업 법인의 잃어버린 시간을 정리하는 법
질문자님과 김 부장의 사례처럼, 세무서에 폐업 신고가 되었다고 해서 4대보험(건강, 연금, 고용, 산재)이 자동으로 해지되는 것은 아닙니다. 특히 '직권폐업'의 경우, 사업주가 능동적으로 폐업 절차를 밟은 것이 아니기 때문에 직원들의 4대보험 상실신고가 누락되는 경우가 매우 빈번합니다.
이미 폐업된 법인이라도, 그리고 퇴사 시점이 2년 전이라도 '소급 상실신고'는 가능합니다. 아니, 반드시 해야 합니다. 그래야 더 이상의 부당한 보험료 부과를 막고, 직원의 이직이나 실업급여 등 추후 발생할 문제를 해결할 수 있습니다.
핵심 절차는 [공단 방문 또는 팩스 접수]입니다. 폐업한 법인은 법인 공인인증서가 폐기되었으므로 온라인(EDI) 처리가 불가능하기 때문입니다.
1. 필수 준비 서류 (3가지)
가장 먼저 아래 서류를 준비해야 합니다. 도장이 없다면 대표자 개인 인감으로 대체 가능한지 공단에 확인이 필요할 수 있습니다.
4대보험 사업장 가입자 자격상실 신고서: 공단 홈페이지 서식 자료실에서 다운로드 가능합니다.
폐업사실증명원: 홈택스에서 대표자 개인 인증서로 발급 가능합니다. (폐업 일자가 찍혀 있어야 함)
퇴직 증빙 서류: 이것이 핵심입니다. 2023년 12월 31일 자로 퇴사했다는 것을 증명해야 합니다.
사직서: 당시 날짜로 작성된 사직서가 있다면 베스트입니다.
사실확인서: 없다면 대표자가 "해당 직원은 2023년 12월 31일 자로 근로관계가 종료되었음을 확인합니다"라는 확인서를 작성해야 합니다.
2. 신고서 작성 요령 (소급 적용)
신고서를 작성할 때 가장 중요한 것은 [상실 연월일]입니다.
상실 연월일: 2024년 1월 1일 (퇴직일의 다음 날)
상실 사유: 개인 사정으로 인한 퇴사 (코드 11번 등, 권고사직이 아니라면)
주의: 상실일을 2023년 12월 31일로 적으면 12월 30일에 퇴사한 게 됩니다. 퇴직한 날의 '다음 날'이 상실일임을 명심하세요.
3. 접수 방법
건강보험공단 / 국민연금공단: 관할 지사에 팩스로 발송합니다. 두 공단은 정보가 연동되지만, 확실한 처리를 위해 각각 보내거나 '공통 서식'으로 한 곳에 보내 처리를 요청합니다.
근로복지공단 (고용/산재): 고용센터에 팩스로 보냅니다. 고용보험은 과태료 이슈가 민감하므로, 필요시 담당자와 통화하여 "법인이 직권폐업되어 처리가 늦어졌다"라고 소명해야 합니다.
💡 '지연 신고'보다 무서운 건 '방치'다
김 부장은 다행히 예전 법인 인감을 찾아냈고, 최 씨에게 연락해 2023년 날짜로 된 사직서에 서명을 받았다. 그리고 '폐업사실증명원'과 함께 '자격상실신고서'를 작성해 건강보험공단과 국민연금공단에 팩스로 밀어 넣었다.
며칠 뒤, 공단에서 처리가 완료되었다는 문자가 왔다. [상실일: 2024.01.01] 이 처리가 완료됨에 따라 2024년부터 2025년까지 잘못 부과되었던 4대보험료는 모두 소급하여 '부과 취소' 처리되었다. 물론, 늦게 신고한 것에 대한 과태료 고지서가 날아올 수도 있다는 안내를 받았지만, 계속해서 쌓여가는 보험료 체납액에 비하면 감수할 만한 수준이었다. 무엇보다 '죽은 법인'이 더 이상 최 씨와 김 부장의 발목을 잡지 않게 된 것이 가장 큰 수확이었다.
"폐업했다고 끝이 아닙니다. 서류상의 정리가 끝나야 비로소 회사는 편히 눈을 감습니다."
✅ 문제 해결 및 요약
질문자님의 상황(직권폐업 법인, 2023년 말 퇴사자 처리)에 대한 구체적인 솔루션입니다.
가능 여부: YES. 2023년 말 기준으로 소급하여 퇴사 처리(자격 상실) 가능합니다.
처리 방법: 온라인(EDI) 불가. 관할 공단 지사에 팩스 또는 방문 접수 필수.
핵심 날짜: 2023년 12월 31일까지 근무했다면, 상실일은 2024년 1월 1일로 기재.
필요 서류:
4대보험 자격상실신고서 (대표자 도장 날인)
법인 폐업사실증명원 (홈택스 발급)
증빙 자료 (2023년 날짜로 된 사직서, 또는 퇴직 사실확인서)
예상 리스크:
보험료 정산: 2023년까지 발생한 보험료 중 미납액이 있다면 법인(대표자)에게 청구될 수 있습니다. 2024년 이후 부과분은 취소됩니다.
과태료: 고용보험의 경우 법정 신고 기한을 넘겼으므로 과태료(약 5만 원~10만 원 선, 상황에 따라 다름)가 부과될 수 있습니다. 하지만 폐업 법인이고 자산이 없다면 징수가 어려워 실효성이 없을 수도 있으나, 원칙적으로는 부과 대상입니다.
❓ 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q1. 직원이 실제로 근무를 안 했고 급여도 안 받았는데, 그냥 '가입 취소'를 하면 안 되나요?
👉 A. 매우 중요한 포인트입니다. 만약 해당 직원이 '외부 영업 목적'으로 이름만 걸어두었고 실제 급여를 지급받은 내역(이체 확인증 등)이 전혀 없다면, '상실 신고(퇴사)'가 아니라 '가입 취소(성립 취소)'를 해야 할 수도 있습니다.
상실 신고: 다니다가 그만둠 (근로 이력 인정)
취소 신고: 애초에 근로자가 아니었음 (근로 이력 삭제) 다만, 취소 신고는 공단에서 강도 높은 조사를 나올 수 있습니다. 급여 신고가 국세청에 들어갔었다면 '상실 신고'로 처리하는 것이 맞습니다.
Q2. 법인 도장을 잃어버렸는데 어떡하죠?
👉 A. 이미 폐업된 법인이므로 법인 인감증명서를 뗄 수 없습니다. 이 경우 대표이사의 '개인 인감도장'과 '개인 인감증명서'를 첨부하고, 대표자 신분증 사본을 함께 제출하면 공단에서 처리를 받아주는 경우가 많습니다. 접수 전 관할 지사 담당자에게 "폐업 법인인데 대표자 개인 인감으로 처리가 가능한지" 확인 전화를 하시는 것이 가장 빠릅니다.
Q3. 신고를 안 하고 그냥 두면 어떻게 되나요?
👉 A.
보험료 폭탄: 지역가입자로 전환되지 않고 직장가입자로 남아있어, 법인 앞으로 보험료가 계속 부과되고 연체금이 쌓입니다.
대표자 책임: 법인은 폐업했어도, 4대보험료 체납액(특히 2차 납세의무가 있는 경우)은 과점주주나 대표자 개인에게 넘어올 수 있습니다.
직원 피해: 해당 직원이 다른 직장으로 이직하거나 실업급여를 받을 때 '이중 가입' 등으로 꼬여서 큰 피해를 봅니다. 하루빨리 정리해 주는 것이 도의적으로도 맞습니다.
Q4. 고용산재 토탈서비스 사이트에서 로그인이 안 됩니다.
👉 A. 당연합니다. 폐업과 동시에 법인 공인인증서의 효력이 정지되거나, 사업자 번호가 말소되었기 때문입니다. 무조건 종이 서류를 작성해서 팩스를 보내거나, 공단 지사에 직접 방문하셔야 합니다. 번거롭더라도 이 방법뿐입니다.